電話とメールのメリットとデメリットと使い分け

生活と趣味がメインのブログですが、日常の大半はビジネスマンとして活動しており、今回はビジネスネタです。

凄く単純なテーマですが仕事の効率を大きく左右する要素ですので解り易くまとめてみました。

電話とメールのメリットとデメリット

メールのメリット

時間を選ばない

メールは受信する側が受ける時間を選ぶことが出来ます。

電話は相手の仕事を中断させます。

情報共有できる

送信相手に加え関係者にも同じ内容をつたえることが出来ます。

電話は共有できない。又は同じ通話を重ねる必要がある。

記録を残せる

送受信者共に内容を残せます。

電話は録音しない限り残りません。

相手が不在時にも送信できる

電話でいう留守電機能を兼ねている。

内容を簡潔に出来る

文章にするときに無駄な要素を省き内容を簡潔にできる。

冷静に会話できる

電話と比較すると比較的冷静に伝えることが出来る。

時間を短縮できる

多くの場合、電話よりも短時間で内容を伝えることが出来る。

特にアドレス帳に登録されている相手や、パターンの決まっている内容はテンプレートにすることで大幅な時間短縮になる。

メールのデメリット

リアルタイムに伝わらない

相手がメールをすぐに読まない場合は伝達が遅れる。

記録が残る

記録を残したくない場合はデメリットとなる

微妙なニュアンスが伝わりにくい

口頭でしか表現できない声のトーン等による表現が出来ない。

時間がかかる場合もある

長文になる場合は電話よりも文章作成に時間がかかる場合がある。

電話のメリット

リアルタイムに伝えられる

直ぐに伝えられる。

微妙なニュアンスを伝えられる

文章では表現できない伝え方が出来る。

記録が残らない

記録を残したくない場合にはメリットとなる

直ぐに回答が得られる

直ぐに返答できる場合は、メールより早い。

電話のデメリット

主にメールのメリットの逆

[まとめ]電話とメールの使い分け

ビジネスではメールをメインとし緊急及び補助的に電話を使うことが効率的と言えます。

緊急時は電話連絡して後からメールで情報共有する。

例外的に記録に残したくない場合や、込み入った話などは電話となる。

緊急ほどではなくても速やかに伝えたい場合は、Skype等のツールも有効。

以上、効率面から電話とメールの使い分けを述べましたが、人とのつながりやコミュニケーション手段として、電話や直接会って話をすることも大切です。

相手の都合や気持ちも考えて、うまく使い分けましょう。