内容証明郵便の書き方と注意点
内容証明郵便の書き方と注意点を実体験に基づいてまとめてみました。
内容証明郵便は意外と細かな決まりがあり、決められた条件に合わないと、郵便局で訂正に時間がかかったり、出直しとなってしまうこともあります。例えば文字数は郵便局員が時間をかけて一行一行数え、チェックを行います。なので、ある程度時間を要することを予め知っておく必要もあります。
内容証明郵便とは
どのような内容の文書を誰から誰宛に差し出されたかという内容を日本郵便が証明する郵便サービスです。
用意するもの
文書
送付する文書1通に加え、同じ内容の文書（コピー）×2通、合わせて3通が必要となります。
注意点
用紙サイズに制限はありませんが、文字数に制限があります。用紙の枚数に制限はありません。
縦書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内 横書きの場合 ・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内
引用元：郵便局サイト
文書に差出人と受取人の住所と氏名の記載が必要です。そして、受取人の名前に「様」が付いていれば受取人と判断できますので「受取人」と記載する必要はありませんが、差出人の住所氏名欄には「差出人」と記載する必要があります。
詳細と料金については郵便局サイト「ご利用の条件等」↓をご覧ください。
※ワード等のワープロソフトで文字数を設定して作詞する場合は、ワープロソフトがカウントする方法と郵便局で決めているカウント方法が異なりますので注意が必要です。例えば数字を半角で入力した場合、ワープロソフトでは0.5文字としてカウントしますが、郵便局では1文字としてカウントします。その他思わぬところでカウント方法が異なることがありますので、ワープロ設定で文字を少なめにしておいたほうが良いかもしれません。
封筒
サイズに制限はなく、受取人と差出人の住所・氏名記載方法も普通郵便と同様です。
印鑑
郵便局で文書の訂正が発生したときに必要になります。また、文書が複数枚の場合は、ホチキスで綴じて、割り印が必要です。
その他
文書×3セット、封筒×１封、印鑑、料金以外に必要なものはありません。内容証明郵便を出すのは差出人本人でなくても大丈夫です。身分証明なども必要ありません。
内容証明郵便の出し方
内容証明郵便は、全ての郵便局で対応しているわけではなく、対応できる郵便局が限られています。簡単に言うと大きな郵便局となります。
郵便局の「お客様サービス相談センター」に電話で問い合わせをすると、最寄りの対応可能郵便局と営業時間等を教えてもらえます。
お客様サービス相談センター
固定電話から
0120-23–28–86（フリーコール）
携帯電話からはおかけいただけません携帯電話から
0570-046-666（通話料有料）
英語受付（For English）
0570-046-111（通話料有料 Call charges payable）
- おかけ間違いのないようにご注意ください。
受付時間 平日 8:00～21:00 土・日・休日 9:00～21:00
- お問い合わせ内容により、受付時間が異なる場合がございますのでご了承ください。
引用元：郵便局サイト
内容証明郵便の追跡
内容証明郵便の受付が終了すると「書留・特定記録郵便物等受領証」が発行されます。そこには11桁の「お問い合わせ番号」が記載されており、下記サイトで追跡が可能になっています。
以上です。
この情報がお役に立てば幸いです。最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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