Outlookのメール受信自動仕分け設定/フォルダ種類分け

Outlookのメール受信自動仕分け設定方法

メールの受信数が多いと、大事なメールを見落として「メール送りましたよ!」と指摘されて、受信メールを探してみると「あった!見落としてた!」なんてことありますよね。特にグループメールの受信は自分に直接関係ないメールも大量に入ってきますから、自分あての大事なメールが大量の受信メールに埋もれてしまい、見落としてしまうのです。
そこで役に立つ機能が「受信メールの自動仕分け機能」です。受信したメールを「差出人」「件名に含む文字」「宛先に自分を含むか」等あらかじめ設定した条件で仕分けてくれるのです。

それでは、その設定手順をご紹介します。

仕分け用受信フォルダを作成

仕分け設定の前に、仕訳けられた受信メールを受けるフォルダを作っておきます。

[受信トレイ]を右クリックして、プルダウンから[フォルダーの作成]を選択して名前を付けたフォルダを作ります。例えば「Aさん」「Bさん」「〇〇案件」「△△案件」のように名前を付けます。

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仕分けのルール決め

Outlook左上の[ファイル]タブをクリックして、その中から[情報]を選択します。すると下のような画面が出ますので、[仕訳ルールと通知の管理]をクリックします。

outlook-Sorting2 [電子メールの仕分けルール]タブから[新しい仕訳けルール]をクリックします。

outlook-Sorting3 [自動仕分けウィザード]が表示されますので、[メッセージの整理]欄から使用するテンプレートをクリックします。
例えば差出人で仕分けたい場合、[特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する]をクリックします。
そして[次へ]をクリックします。

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ステップ1で、ルールを決める条件にチェックを入れると、下のステップ2の欄に仕分けルールの編集が表示されますので、その編集の下線部をクリックしてルールを設定していきます。
設定を完了したら[次へ]をクリックします。

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これで仕分けルールの設定は完了です。

仕分けは既に受信されている過去の受信メールも仕訳けてくれます。

[実行する仕分けルールの選択]から実行したいルールにチェックを入れて、[今すぐ実行]をクリックすると、過去分の受信メールが仕分けされます。

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以上です。

この情報がお役に立てば幸いです。最後まで、ご覧いただき、ありがとうございました。

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